E-Mail Archivierung
Warum muss ich E-Mails archivieren?
In Deutschland gelten durch das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister vom 10. November 2006 seit dem 1. Januar 2007 für E-Mails, Faxe, Postkarten und andere Schreiben neue Formvorschriften, welche auch eine Aufbewahrungsdauer dieser Dokumente enthält. Die Dauer der Aufbewahrung ist abhängig von der Art des Dokumentes, welches zwischen 6 und 10 Jahren, nach Ende des Kalenderjahres, variieren kann. Die Aufbewahrungspflicht gilt für alle Unternehmen, die nach Steuer- und Handelsrecht zur Buchführung und Aufzeichnung verpflichtet sind.
Die E-Mail Archivierung ist nicht mit einem Backup gleichzusetzen und somit zusätzlich anzulegen. Per Gesetz ist eine Verschlüsselung der Daten im Archiv nicht verlangt, jedoch zu empfehlen. Dies beugt eine Klage von Dritten vor und bietet ihrer Firma zusätzlichen Schutz vor Angriffen.
E-Mail Archivierung in Microsoft Outlook
In Microsoft Outlook existiert eine Funktion zum archivieren von Dateien, dies kann automatisch oder manuell geschehen. Die Daten bei einer Archivierung werden immer als .pst Datei gespeichert.
Die manuelle Archivierung findet über den Reiter Start -> Archivieren statt. Dort kann man seine archivierten Dateien entweder in einem neu erstellten Ordner speichern oder in einem bereits vorhandenem.
Abbildung 1: Screenshot aus Outlook
Die alternative Lösung ist das automatische Archivieren. Für diese Einstellung wird der Reiter Ordner -> Einstellungen für AutoArchivierung ausgewählt. Dort kann man für verschiedene Ordner seines E-Mail-Postfaches unterschiedliche Archivierungszeiträume einstellen und dem persönlichen Gebrauch anpassen. Wenn die automatische Archivierung nicht eingeschaltet sein soll, wählt man den Punkt Elemente in diesem Ordner nicht archivieren aus.
Abbildung 2: Screenshot der automatischen Archivierung von Outlook
Falls man die automatische Archivierung einschalten möchte besteht die Option Standardarchivierungseinstellungen verwenden. Unter dieser Einstellung lassen sich, wie im Bild zu sehen ist, einstellen wie oft die Daten archiviert werden sollen, Speicherort, wann Daten gelöscht werden sollen, u.v.m.
Die Alternative zu dieser Option ist Für diesen Ordner folgende Einstellungen verwenden, welcher dieselben Optionen wie die vorherige Option bietet, jedoch lässt sich hier drunter weniger selbst konfigurieren.